Уведомление об убытии стало обязанностью гостиниц

С 1 сентября 2025 года гостиница обязана сообщать органу миграционного учета об убытии иностранного гостя не позднее 12:00 рабочего дня, следующего за днем выезда. Для администратора это отдельное действие после закрытия проживания, а не автоматическое следствие уведомления о прибытии, кассового чека или отметки о выезде в шахматке.

Эту обязанность постоянно называют частью московского эксперимента. Даты действительно совпали, а статья 5 Федерального закона № 121-ФЗ отдельно велит гостиницам фиксировать прибытие и убытие участников эксперимента. Но прямой источник обязанности гостиницы находится в части 3 статьи 23 Федерального закона № 109-ФЗ в редакции Федерального закона № 270-ФЗ. Норма действует для средств размещения по всей России. Московский режим меняет способ учета отдельных иностранцев, а гостиничный выезд остается обычным миграционным событием, которое надо вовремя передать в МВД.

Эксперимент и обязанность гостиницы нельзя смешивать

Московский эксперимент и уведомление гостиницы регулируют связанные, но разные вещи. Федеральный закон № 121-ФЗ проводит с 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года в Москве и Московской области эксперимент по дополнительному учету иностранцев. Его задача состоит в фиксации места фактического нахождения и перемещений участников, в том числе через специализированное мобильное приложение и геолокацию.

Участниками с начала режима стали прежде всего безвизовые иностранцы, которые работают по патенту, имеют право работать без патента или изменили цель въезда на трудовую. С 1 сентября 2026 года правила распространяются и на названную в пункте 4 части 3 статьи 5 закона группу: безвизовых иностранцев, которые временно находятся в регионе дольше 90 календарных дней с нетрудовой целью, кроме несовершеннолетних, граждан Беларуси и некоторых дипломатических категорий.

Для участников эксперимента обычные главы 3 и 4 Закона № 109-ФЗ в целом заменены специальным учетом. Однако часть 8 статьи 5 Закона № 121-ФЗ делает прямое исключение для гостиниц и иных перечисленных организаций: когда такой человек приезжает и уезжает, администрация фиксирует событие по правилам главы 4 Закона № 109-ФЗ. Сам иностранец в период проживания в гостинице освобожден от обязанности сообщать через приложение о смене фактического адреса в течение трех рабочих дней. Сведения за этот отрезок передает средство размещения.

Федеральный закон № 270-ФЗ одновременно изложил часть 3 статьи 23 Закона № 109-ФЗ так, что администрация гостиницы или иного средства размещения обязана уведомить МВД об убытии иностранца. В тексте нет ограничения Москвой, Московской областью или участниками эксперимента. Поэтому подмосковная гостиница должна видеть два слоя регулирования, но не должна заводить два разных процесса выезда. Один достоверный выезд, одно уведомление по установленной форме, одно подтверждение приема.

Практическое следствие простое. Не надо спрашивать у иностранного гостя, установлен ли у него специальный сервис, участвует ли он в эксперименте и передал ли геолокацию. Эти вопросы могут понадобиться самому гостю, но не отменяют действие гостиницы. Если объект поставил человека на учет по своему адресу и человек фактически выбыл, администрация закрывает миграционное событие в установленном порядке.

Уведомлять надо об убытии каждого иностранного гостя

Гостиница подает уведомление при фактическом убытии иностранного гражданина или лица без гражданства, которое проживало и состояло на учете по адресу объекта. Гражданство, цель въезда, наличие патента и продолжительность бронирования не превращают обязательное действие в добровольное. Суточное проживание требует такого же завершения учета, как месячное.

Часть 3 статьи 23 Закона № 109-ФЗ перечисляет гостиницы, иные средства размещения, организации отдыха детей, стационары, организации социального обслуживания и учреждения исполнения наказаний. Для владельца классифицированного мини-отеля важен не рекламный ярлык объекта, а фактическая роль принимающей стороны. Если организация предоставляет место временного проживания и поставила иностранца на учет по адресу средства размещения, она не может сослаться на слово «хостел», «база отдыха» или «гостевой объект» на вывеске, чтобы оставить учет открытым.

Уведомление касается иностранцев и лиц без гражданства. Российского гостя снимают с регистрационного учета по другому порядку; смешивать формы и сроки нельзя. В рабочем журнале я советую держать два отдельных статуса: «регистрация гражданина РФ закрыта» и «уведомление об убытии иностранца принято». Общий статус «гость выселен» ничего не доказывает при проверке.

Отдельно разберите с сотрудниками три пограничные ситуации. Первая: гость переехал в другую гостиницу. Первая гостиница все равно сообщает о его убытии, а новая выполняет свои действия по прибытию. Администратор не должен ждать, пока другой объект поставит человека на учет. Вторая: гость выехал за границу. Сведения пограничного контроля могут стать самостоятельным основанием для снятия с учета, но гостиница не знает, пересек ли человек границу, и ее обязанность от этого не исчезает. Третья: гость ушел на несколько дней, сохранив оплаченный номер. Решение зависит от факта проживания, а не от того, лежит ли чемодан в шкафу. Если человек действительно прекратил пребывание по адресу, безопасно оформить убытие; при возвращении возникнет новое прибытие.

Не путайте уведомление об убытии с аннулированием брони до заезда. Если иностранец не прибыл и гостиница не ставила его на учет, снимать его с учета по адресу гостиницы нечего. Ошибка в другую сторону хуже: сотрудник оформляет прибытие по плановой дате, гость не приезжает, а запись остается без фактического проживания. Процесс миграционного учета должен начинаться и заканчиваться по событию, которое администратор подтвердил, а не по календарю бронирования как таковому.

Срок заканчивается в полдень следующего рабочего дня

Крайний срок подачи наступает в 12:00 рабочего дня, следующего за днем фактического убытия. Именно так сформулирована часть 3 статьи 23 Закона № 109-ФЗ: «не позднее двенадцати часов рабочего дня, следующего за днем убытия». Формула «в течение суток» здесь неверна и может дать лишние часы, которых закон не дает.

Если иностранный гость уехал во вторник в 06:30, крайний срок наступит в среду в 12:00. Если он уехал во вторник в 23:50, крайний срок тот же. Время самого выезда не сдвигает полдень. Поэтому ночной администратор обязан передать утренней смене сведения о поздних выездах до того, как та займется завтраками, оплатами и новыми заселениями.

Выходные считают по формулировке о следующем рабочем дне. При обычной пятидневной рабочей неделе выезд в пятницу ведет к сроку в понедельник до 12:00, если понедельник не объявлен нерабочим праздничным днем. Выезд в субботу или воскресенье при том же календаре также надо обработать к полудню понедельника. Если после выходных идет официальный праздник, срок переносится на первый следующий рабочий день. Гостиница работает круглосуточно, но это не превращает каждый календарный день в рабочий для расчета установленного государством срока.

На практике не стоит строить процесс на переносе. Электронный канал дает возможность отправить сведения раньше, а ранняя подача убирает спор о производственном календаре, региональном празднике и техническом сбое утром последнего дня. Я ставлю внутренний срок не «до 12:00 завтра», а «в течение двух часов после закрытия выезда, но не позднее конца смены». Это внутреннее правило строже закона, зато его можно выполнить без толкования календаря.

Плановая дата в брони не запускает срок сама по себе. Его запускает фактическое убытие. Если гость продлил проживание на стойке, администратор сначала исправляет дату выезда в учетной системе, а затем формирует уведомление по новой фактической дате. Если гость покинул номер раньше и сдал ключ, удержание платы до первоначальной даты не дает оснований держать его на миграционном учете там, где он уже не пребывает.

Самая частая авария возникает на стыке смен. В пятницу гость выезжает после закрытия бухгалтерии, ночной сотрудник ставит отметку только в бумажном журнале, а дневная смена в понедельник видит в программе прежнюю дату проживания. К полудню никто не уверен, отправлялось ли уведомление. Лечится это не памяткой на стене, а единым статусом с ответственным, временем отправки и квитанцией приема.

Форма МВД и канал подачи должны совпасть с процедурой

Уведомление оформляют по форме из приложения № 1 к приказу МВД России от 14 сентября 2020 года № 641. Тот же приказ устанавливает состав сведений, требования к заполнению и способы направления. Произвольное письмо, выгрузка из шахматки или сообщение участковому форму не заменяют.

В уведомлении есть три смысловых блока: сведения о лице, которое снимают с учета; адрес места пребывания, откуда оно выбыло; сведения о принимающей стороне. Адрес надо брать из записи о постановке на учет, а фамилию, имя, дату рождения и реквизиты документа сверять с теми данными, по которым гостиница оформляла прибытие. Исправлять опечатку догадкой при выезде опасно. Сначала поднимите исходный документ и подтверждение постановки на учет.

Приказ № 641 разрешает направить уведомление несколькими способами:

1. Лично в подразделение по вопросам миграции МВД по месту постановки иностранца на учет.
2. В электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг из личного кабинета организации.
3. Через многофункциональный центр, если он принимает такую услугу.
4. Почтовым отправлением через организацию федеральной почтовой связи.
5. По каналам электросвязи в порядке постановления Правительства РФ от 10 мая 2010 года № 310, если у гостиницы настроено такое взаимодействие.

Для представителя организации при личной подаче нужен документ, удостоверяющий личность, и документ о полномочиях. При электронной отправке представитель действует из личного кабинета организации. По приказу № 641 МВД направляет информацию о приеме электронного уведомления не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления; эту информацию подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица.

Почтовая подача требует двух экземпляров бланка, один хранит почтовая организация. МФЦ и почта хранят копию уведомления один год. Это срок хранения у посредника, а не разумный срок хранения доказательств гостиницей. Владелец объекта должен сохранить собственный экземпляр, квитанцию или электронное подтверждение так, чтобы связать его с конкретным гостем и конкретным выездом.

Выберите основной и резервный канал заранее. Если основной канал перестал отвечать в 10:45 последнего дня, сотрудник не должен искать инструкцию, доверенность и адрес подразделения. У него должны быть готовые полномочия, актуальный бланк и понятный резерв. Техническая ошибка сервиса может объяснить ситуацию, но сама по себе не продлевает срок, записанный в законе.

Выезд должен породить запись, задачу и подтверждение

Надежный процесс начинается в момент, когда сотрудник подтверждает фактический выезд, и заканчивается только после сохранения доказательства приема. Галочка «убыл» без связанной отправки создает красивую шахматку и плохое дело об административном правонарушении.

Рабочая последовательность для небольшого объекта выглядит так:

1. Администратор фиксирует фактические дату и время выезда, а также свою фамилию.
2. Система или журнал проверяет гражданство и наличие активной постановки на миграционный учет по адресу объекта.
3. Для иностранца создается отдельная задача с крайним сроком 12:00 следующего рабочего дня.
4. Ответственный сверяет данные с уведомлением о прибытии, формирует действующую форму и отправляет ее выбранным каналом.
5. После приема он прикладывает подтверждение, записывает канал и время, затем закрывает задачу.

Минимальная карточка контроля может выглядеть так:

Гость: [ФИО как в документе]
Документ: [вид, серия, номер]
Адрес учета: [точно как при прибытии]
Фактическое убытие: [дата, время]
Крайний срок: [дата, 12:00]
Канал: [ЕПГУ / МВД / МФЦ / почта / электросвязь]
Отправил: [ФИО, дата, время]
Подтверждение: [номер или имя сохраненного файла]
Статус: [создано / отправлено / принято / требует исправления]

Эта карточка решает две разные задачи. Она не дает забыть уведомление и показывает, чем гостиница подтверждает исполнение. Поле «отправлено» нельзя приравнивать к «принято»: сообщение могло остаться черновиком, попасть в ошибку формата или получить отказ. Закрывать событие стоит по подтверждению соответствующего канала.

Назначьте замещающего сотрудника. В мини-отеле один администратор часто отвечает за заселение, кассу, завтрак и миграционный учет. Болезнь или выходной не приостанавливают срок. В карточке объекта должны быть основной ответственный и человек, который видит незакрытые задачи без звонка владельцу.

Автоматизация полезна там, где она считает срок и связывает выезд с формой, но она не отменяет проверку исходных данных. В Плацкарте уведомления МВД связаны с реестром гостей, а крайний срок считается с учетом гражданства и события проживания. Официальная подача все равно идет по предусмотренному государством каналу, а гостиница хранит подтверждение исполнения.

Прибытие и убытие образуют две самостоятельные обязанности

Своевременное уведомление о прибытии не закрывает будущий выезд, а уведомление об убытии не исправляет пропущенное прибытие. Закон рассматривает эти события отдельно, и текущая статья 18.9.1 КоАП РФ прямо называет нарушение срока уведомления о прибытии и (или) уведомления об убытии.

Для гостиницы срок прибытия жестче обычного семидневного правила принимающей стороны. Иностранец, который находится в гостинице или ином средстве размещения, входит в исключение из общего срока. Администрация передает сведения по специальным правилам для средств размещения. Поэтому совет «у нас есть семь рабочих дней» для стойки размещения непригоден.

На выезде сотрудник должен найти именно ту активную запись, которая возникла при прибытии в этот объект. Если гость менял номер внутри одной гостиницы без смены адреса постановки на учет, внутреннее перемещение по номерному фонду обычно не означает убытия из места пребывания. Если объект имеет корпуса с разными адресами постановки на учет, перевод между ними уже нельзя считать одной строкой в шахматке без проверки: прежний адрес прекращается, новый возникает.

Не соглашайтесь с популярным советом «новая гостиница сама поставит его на учет, значит старая запись закроется». Часть 3 статьи 23 прямо возлагает действие на администрацию места, из которого человек выбыл. Кроме того, новая гостиница может ошибиться, гость может передумать или поселиться у физического лица. Чужое будущее действие не подтверждает ваше исполнение.

Есть и обратная ошибка: администратор заранее отправляет убытие по плановой дате, пока гость еще живет в номере. В результате государственная запись расходится с фактом пребывания. Если гость продлевает бронь после такой отправки, объекту приходится разбирать новое прибытие и объяснять разрыв. Формируйте событие после подтвержденного выезда, но не откладывайте его до пакетной обработки в конце недели.

Для группового заезда общий договор с туроператором не превращает гостей в одну учетную единицу. Миграционный учет ведут по людям. Если автобус увез 18 иностранных гостей, у каждого есть собственная запись и собственное исполнение. Один пропущенный человек не скрывается за реестром группы, а нынешнее примечание к статье 18.9.1 КоАП РФ говорит, что ответственность при нарушении в отношении двух и более иностранцев наступает по каждому отдельно.

Доказательство исполнения надо хранить рядом с проживанием

При проверке важны не намерения администратора, а связка из факта выезда, своевременной отправки и подтверждения приема. Скриншот списка задач без реквизитов гостя доказывает устройство вашей работы, но не исполнение по конкретному человеку.

Для каждого иностранного выезда сохраните:

• исходные сведения о постановке на учет и отрывную часть уведомления о прибытии;
• фактические дату и время убытия из журнала или системы;
• копию отправленного уведомления об убытии;
• квитанцию, расписку, почтовый документ или электронное сообщение о приеме;
• запись об исправлении и повторной отправке, если первый пакет отклонили.

Хранить эти материалы лучше в одной карточке гостя с неизменяемой историей действий. Папка «МВД» на общем компьютере быстро превращается в десятки файлов с именами «уведомление новое 2». Через полгода никто не сопоставит такой файл с датой выезда и сотрудником. Имя файла должно содержать внутренний номер гостя или брони, тип события и дату, а права доступа должны соответствовать правилам обработки персональных данных.

Не удаляйте неудачную попытку. Она показывает, когда сотрудник начал исполнять обязанность и какую ошибку исправлял. Но не выдавайте попытку за результат: если система вернула отказ, срок продолжает идти. Ответственный должен увидеть отказ как открытую аварийную задачу, а не как закрытый зеленый статус.

Раз в смену сверяйте два списка: иностранные гости, фактически выехавшие за период, и уведомления, по которым получено подтверждение. Разница между списками должна быть либо пустой, либо состоять из задач с еще не наступившим внутренним сроком. Такая сверка надежнее выборочной проверки папки и занимает минуты, если данные связаны.

При смене программы или миграции из таблицы не переносите только активные брони. Нужны история постановок на учет, фактические выезды, статусы подачи и подтверждающие файлы. Иначе после перехода новый интерфейс покажет чистый день, а вчерашние иностранные выезды останутся в старой системе без ответственного. Назначьте дату отсечения и отдельно закройте очередь событий, срок по которым еще не истек.

Штраф теперь зависит от длительности просрочки

С 21 июня 2026 года для классифицированных средств размещения действует специальная статья 18.9.1 КоАП РФ. Федеральный закон от 10 июня 2026 года № 169-ФЗ разделил ответственность по длительности просрочки и повторности. Это текущая шкала, а не сумма из старой редакции общей части 4 статьи 18.9.

Если юридическое лицо или предприниматель при предоставлении услуг классифицированного средства размещения нарушил срок не более чем на один рабочий день, штраф составляет от 80 000 до 100 000 рублей. Повторное такое нарушение влечет штраф от 160 000 до 200 000 рублей. Просрочка более чем на один рабочий день стоит от 400 000 до 500 000 рублей.

Примечание к статье требует считать ответственность отдельно по каждому иностранному гражданину или лицу без гражданства, если нарушение затронуло двух и более людей. Пакет из пяти пропущенных выездов нельзя воспринимать как один эпизод с одним пределом штрафа. Это делает групповую сверку перед закрытием смены особенно нужной.

Не стройте защиту на фразе «мы раньше всегда так делали». Совпадение дат эксперимента и новой обязанности могло запутать сотрудника в сентябре 2025 года, но оно не меняет текст закона. Гораздо полезнее показать регламент, назначение ответственных, журнал фактических выездов, раннюю попытку подачи, технические сообщения и быстрое исправление. Эти материалы не гарантируют освобождения, но дают проверяющему и суду факты вместо устного объяснения.

Штраф не должен быть единственной причиной наладить процесс. Открытая запись по адресу гостиницы искажает миграционный учет гостя, создает расхождения при следующем размещении и усложняет разбор для обеих сторон. Правильное уведомление завершает конкретное пребывание там, где оно фактически закончилось.

Окончание эксперимента не отменит общую норму автоматически

Эксперимент в Москве и Московской области установлен по 1 сентября 2029 года. Эта дата относится к специальному учету по Закону № 121-ФЗ: адресу уполномоченной организацией, сообщениям о фактическом нахождении, приложению и геолокации участников. Закон предусматривает оценку результатов и возможные предложения об изменении общего регулирования.

Обязанность гостиницы сообщать об убытии записана в Законе № 109-ФЗ без даты прекращения 1 сентября 2029 года. Поэтому нельзя поставить в регламенте гостиницы пометку «действует до конца эксперимента». Чтобы эта обязанность исчезла или изменилась, законодатель должен отдельно изменить общую норму, а МВД при необходимости должно изменить форму или порядок подачи.

До 1 сентября 2029 года владельцу объекта надо следить за двумя наборами изменений. Первый касается состава участников и механики столичного эксперимента. Например, с 1 сентября 2026 года к нему присоединяется часть безвизовых иностранцев с нетрудовой целью и пребыванием свыше 90 дней. Второй касается общероссийских правил миграционного учета гостиниц, формы МВД, каналов подачи и КоАП. Новость про приложение не всегда меняет работу стойки, а поправка к статье 23 Закона № 109-ФЗ может изменить ее во всех регионах.

В регламенте укажите нормативное основание полностью: часть 3 статьи 23 Федерального закона № 109-ФЗ, часть 8 статьи 5 Федерального закона № 121-ФЗ для участников эксперимента и приказ МВД № 641 для формы и порядка. Рядом запишите внутренний срок, резервный канал и место хранения подтверждения. Тогда сотрудник не будет восстанавливать процедуру по обрывку новости о московском эксперименте.

Проверить процесс можно на одном недавнем иностранном выезде. Найдите время фактического убытия, рассчитанный крайний срок, отправленную форму и подтверждение приема. Если хотя бы один элемент приходится искать в переписке нескольких сотрудников, следующий массовый выезд создаст просрочку. Исправлять надо связь между событиями сейчас, пока полдень следующего рабочего дня еще остается рабочим сроком, а не временем составления протокола.